Besökssystem - Visitor automatiserar besökshanteringen

Vårt besökssystem automatiserar hanteringen av besökare för att underlätta för receptionisten och höja säkerheten i företagets lokaler. Genom att förhindra obehörig åtkomst till lokaler och erbjuda en smidig evakueringslista vid nödsituationer, säkerställer vi att företaget kan hantera sina besökare på ett effektivt sätt.

Ett professionellt mottagande av gäster är avgörande för att bygga långsiktiga relationer, och vårt besökssystem kan anpassas efter företagets grafiska profil med logotyper, färger och slogans för att skapa en unik upplevelse. Med smarta och enkla funktioner underlättar vi inte bara för besökarna utan även för din personal.

Visitor är en enkel och smidig lösning för registrering och administration av besökare. Oavsett företagets storlek erbjuder vårt system ökad säkerhet och passar för alla behov av kontroll över vilka som vistas i lokalerna. Med en komplett lösning som hanterar alla steg före, under och efter besöket kan vi garantera en trygg och effektiv besöksprocess för er organisation.

Så här fungerar det:

Innan besöket:

– Inbjudan skapas vanligtvis via Visitor Web eller integreras smidigt med Office 365. En kalenderinbjudan skickas till besökaren med ett automatiskt välkomstmail, som kan anpassas med information som resväg och parkering. För att underlätta incheckningen skickar Visitor även en påminnelse till besökaren strax innan besöket, vilket säkerställer att besökaren har QR-koden tillgänglig vid ankomst.

Vid ankomst:

– Besökaren ankomstregistrerar sig genom att skanna sin QR-kod vid en självservice-terminal. Samtidigt skrivs en besöksetikett ut och besöksmottagaren får ett sms eller mail med information om att besökaren är på plats. Besökaren presenteras även med regler och GDPR-information som måste godkännas innan besöket. Eventuella tillstånd som parkering eller WIFI-access tilldelas automatiskt vid ankomst. Vid behov av passage genom en låst dörr kan besökaren öppna den med en QR-kodsläsare eller via integration mot passersystemet med en PIN-kod.

Under och efter besöket:

– Vid en nödsituation kan en evakueringslista enkelt tas fram med information om alla besökare. Vid besökets slut checkar besökaren ut genom att skanna QR-koden på besöksetiketten. Besöksetiketten kan sedan placeras i en låsbar brevlåda eller beställas så att den blir oläsbar efter 24 timmar.

Reception:

– Självservice-terminalen är lämplig både för obemannade och bemannade receptioner för att minimera väntetider och informera besökare om regler. Receptionisten kan enkelt söka upp besöksuppgifterna i besökslistan och checka in besökare med ett knapptryck, både individuellt och för grupper. För oplanerade besök kan besökaren registreras direkt via självservice-terminalen eller av receptionisten.

Varför välja ett besökssystem?

Öka säkerheten: Ett besökssystem bidrar till att öka säkerheten genom att hantera och kontrollera besökares åtkomst till företagets lokaler. Genom att förregistera besökare och administrera besöksbrickor säkerställer systemet att endast auktoriserade personer får tillträde.
Förregistrera besök: Genom att förregistrera besökare kan företaget planera och förbereda för deras ankomst. Detta minskar risken för oväntade och oplanerade besök samt underlättar hanteringen av dem vid ankomst.
Hantera besöksbrickor: Besökssystemet underlättar hanteringen av besöksbrickor genom att automatisera utskrift och distribution av dem. Detta säkerställer att besökare enkelt kan identifieras och ges rätt åtkomstbehörighet.
Administrera besökare: Genom att administrera besökare i ett besökssystem kan företaget effektivt hantera deras ankomst, incheckning och utcheckning. Detta bidrar till en smidigare och mer professionell besöksprocess.
Professionellt bemötande: Ett besökssystem möjliggör ett professionellt bemötande av besökare genom att skapa en strukturerad och organiserad besöksmiljö. Detta ger ett positivt intryck av företaget och bidrar till goda relationer med besökare och affärskontakter.

Paketet “Visitor Bas (Reception)” är allt du behöver för en smidig start.

Det inkluderar:

Mjukvara: Visitor Reception för att hantera dina besök.
Etikettskrivare: För att skriva ut besöksbrickor på plats.
QR-skanner: För enkel incheckning av besökare med QR-koder.
Etikettrulle: En rulle med 500 etiketter för utskrift av besöksbrickor.
Plastfickor: 100 stycken för att skydda och bära besöksbrickor.
Krokodilclips: 100 stycken med strip för att fästa besöksbrickor på kläder eller väskor.

Med detta paket är du redo att effektivt hantera besökare vid din reception.

Paketet “Premium (Reception + Guest)” är perfekt för dig som vill ha en obemannad reception eller låta besökare checka in själva för att underlätta för receptionen.

Det inkluderar:

Mjukvara Visitor Bas (Reception): För att hantera besök vid receptionen.
Mjukvara Visitor Premium (Guest): För självbetjänad incheckning av besökare.
Etikettskrivare: För utskrift av besöksbrickor och etiketter.
QR-skanner: För enkel incheckning med QR-koder.
Etikettrulle: En rulle med 500 etiketter för utskrift av besöksbrickor.
Plastfickor: 100 stycken för att skydda och bära besöksbrickor.
Krokodilclips: 100 stycken med strip för att fästa besöksbrickor på kläder eller väskor.

Med detta paket får du en komplett lösning för att effektivt hantera besökare både vid receptionen och genom självbetjänad incheckning.

Paketet “Enterprise (Reception + Guest + Web)” är komplett utrustat med alla moduler för att möjliggöra förregistrering av besök via webben och självinskrivning.

Det inkluderar:

Mjukvara Visitor Bas (Reception): För hantering av besök vid receptionen.
Mjukvara Visitor Premium (Guest): För självbetjänad incheckning av besökare.
Mjukvara Visitor Enterprise (Web): För webbaserad förregistrering av besök.
Etikettskrivare: För utskrift av besöksbrickor och etiketter.
QR-skanner: För enkel incheckning med QR-koder.
Etikettrulle: En rulle med 500 etiketter för utskrift av besöksbrickor.
Plastfickor: 100 stycken för att skydda och bära besöksbrickor.
Krokodilclips: 100 stycken med strip för att fästa besöksbrickor på kläder eller väskor.

Med detta paket får du en heltäckande lösning som möjliggör förregistrering av besök via webben och självinskrivning vid receptionen, vilket effektiviserar och förenklar hanteringen av besökare.

Anpassa funktionaliteten med Plug-ins och tilläggsmoduler

Tack vare det moduluppbyggda systemet kan du börja med grundmodellen som innehåller alla nödvändiga basfunktioner. När behoven växer kan du enkelt utöka funktionaliteten med tilläggsmoduler, till exempel för självinskrivning. Detta är praktiskt när besökare själva registrerar sig vid ankomst eller när du vill ha ett obemannat receptionssystem. Med tilläggsmoduler finns det oändliga möjligheter att anpassa systemet efter ditt företags specifika behov. Till exempel kan du automatisera tilldelningen av WiFi-åtkomst, styra ansluten teknisk utrustning som dörrar och vändkors, med mera. Systemet kan också konfigureras för SMS-avisering av besök och besöksmottagare.

Programmet används även av receptionisten i bemannade receptioner. I programmet Visitor Reception samlas alla uppgifter om företagets kommande, pågående och avslutade besök i en databas. Från receptionsdelen kan du enkelt skriva ut besöksbrickor, parkeringstillstånd, sammanställa rapporter och hantera statistik samt fjärröppna dörrar och grindar. Visitor är också integrerat i passersystemet RCO M5, vilket ger möjlighet att ge besökare tillfälliga accesser under deras besök och automatiskt överföra besöksmottagare från passersystemet.

Evakueringslistor

Evakueringslistan kan skräddarsys efter dina behov för att få en fullständig överblick över vilka som befinner sig i lokalerna om en kris uppstår. Listan kan distribueras via e-post, SMS eller skrivas ut direkt från receptionsdelen.

Smart avisering

Genom smart avisering kan besökare informeras via SMS, e-post eller båda delarna vid bokningen av besöket. Innehållet i aviseringen kan enkelt redigeras direkt i programmet för att passa dina specifika behov.

Rapport med statistik

Med Visitor Reception kan du skapa rapporter med statistik om besökshistoriken, vilket underlättar planeringen av receptionens arbete och ger dig insikter för att optimera verksamheten.

Förbokning via Office 365

Genom vår integration med Office 365 kan ni enkelt förboka era möten direkt i Outlook och bjuda in deltagarna på ett och samma ställe, vilket gör planeringen smidigare och mer effektiv.

SSG Integration

Med vår SSG-integration kan ni säkerställa att incheckningen blir enkel och att alla säkerhetsaspekter uppfylls genom att kontrollera giltiga utbildningar och information om entreprenörer i SSGs databas. Detta är en mycket efterfrågad och uppskattad funktion som bidrar till att öka säkerheten och effektiviteten i era processer.

Hälsodeklaration och smittspårning

Under pandemier eller epidemier är det avgörande att kunna informera besökare om nya regler och förhållningssätt för att minska risken för sjukdomsspridning. Vår plattform erbjuder en hälsodeklarationsfunktion som gör det möjligt att kommunicera viktiga hälsoriktlinjer och att spåra eventuell smittspridning. Detta är särskilt användbart inom branscher som livsmedelsindustrin och har fått ökad relevans i olika sammanhang under pågående pandemier.

GDPR-Säkrat

I Visitor har ni möjlighet att säkerställa GDPR-kompatibilitet genom att avkräva besökarnas godkännande av era GDPR-villkor, vilket inkluderar lagring av deras data i samband med besöket samt eventuell lagring av kamerabilder (CCTV) av säkerhetsskäl. Dessutom erbjuder vi anonymiseringsfunktioner som ger er kontroll över hur länge ni vill lagra data.

Blixtsnabb sökfunktion

Med vår blixtsnabba sökfunktion kan ni snabbt och enkelt hitta önskad information, vilket minskar administrationsarbetet avsevärt. Skapa återbesök på bara några få sekunder och effektivisera er verksamhet.

In- och utcheckning med QR

För att göra in- och utcheckningen smidigare kan en QR-kod skickas via SMS eller e-post i samband med besöksbokningen. Detta gör processen snabbare och mer bekväm både för besökare och personal.

INTEGRATION I OFFICE 365.

Besöksmottagaren gör sin kalenderinbjudan som vanligt i Outlook och lägger till en funktionsmail t.ex. visitor@samplecompany.com, då får besökaren en kalenderinbjudan samt ett välkomstmail som kan utformas med önskad information. Det går även att ställa in så att ett påminnelsemail skickas ut 30 minuter innan motet påbörjas så att besökaren har QR-koden tillgänglig vid incheckning.

INTEGRATION MED SSG

Med Visitor uppkopplad mot SSG, får ni som industriföretag ett helhetskoncept för accesshantering gällande personer som ska vistas i anslutning eller på verksamhetsområdet. Ni kan genom indikation från systemet kontrollera om dessa har godkända accessnivåer, uppfyller giltighetstid med kravställningar för behörighet, kompetens och utbildningar. Den som begärt tillgång kan direkt få bekräftad eller nekad access med förklaring, vilket ger en hög säkerhet och trygghet för just din verksamhet och industri.

INTEGRATION MED ASSA ARX

ARX är ett säkerhetssystem med larm och passerkontroll som styr olika funktioner i en fastighet. Systemet styr och ser till att exempelvis inbrottslarm, dörrlås och dörrautomatiker, brandlarm samverkar. Med Visitors integration i ASSA ARX ges möjlighet till att hämta besöksmottagare från ARX och även att ge besökare eller entreprenörer behörighet i ARX via en pin-kod eller RFID-kort/tagg.

INTEGRATION MED PACOM/UNISON

Denna nya integration erbjuder användare en sömlös upplevelse för att hantera besökare och deras behörigheter på ett smidigt och effektivt sätt.

Genom denna integration har användare möjlighet att hämta besöksmottagare direkt från Pacom passersystemet, vilket minskar dubbelarbete och ökar effektiviteten för administrationen av besökslistor. Besökare kan också tilldelas behörighet i Pacom passersystemet via flera autentiseringsmetoder, inklusive pin-kod, RFID-kort/tagg eller QR-kod. Detta ger användarna flexibilitet att anpassa behörigheter efter sina specifika säkerhetsbehov.